8. Rédaction d'une proposition

Huitième module du Guide GFMD sur la collecte de fonds pour le développement des médias.

Méthode

La rédaction d'une proposition doit être un processus créatif.

Cela va bien au-delà d’un formulaire à remplir ou de cases à cocher : il s’agit d’une occasion de présenter une idée, de la rendre convaincante, crédible et inspirante.

En outre, un tel exercice constitue une opportunité de travailler avec d'autres professionnels aux idées, expériences et compétences différentes.

Ce type de relation peut s’avérer extrêmement valorisant. Il représente une possibilité d’enrichir vos connaissances et d’élargir votre vision du monde. Ces relations jouent également un rôle important dans la création de réseaux et le développement institutionnel.

La stratégie à adopter pour rédiger une proposition est propre à chacun. Certains privilégient une construction ligne par ligne, section par section ; d'autres commencent par adopter une approche plus générale, puis affinent le discours au fil des différentes versions.

Une première étape importante, cependant, consiste à déterminer les points clés à aborder pour chaque section afin de vous assurer d’éviter les répétitions inutiles et de respecter l’ensemble des exigences principales.

Première étape

Comme indiqué dans le chapitre 6, un canevas avec une énumération des éléments clés peut s’avérer très utile pour visualiser la charge de travail globale et répartir les tâches dès le début du processus.

Cette étape offre également l’opportunité de passer en revue les documents et informations à disposition susceptibles d’être utilisés ou retravaillés pour l’offre et les éléments à produire de zéro.

Stratégiquement, nous vous conseillons de rédiger un maximum dès que possible, car la contemplation d’enchaînements de pages vides peut s’avérer décourageante !

Recours à l'expertise

Au fur et à mesure du déroulement du processus, essayez d'impliquer des collègues et des experts externes autant que possible.

Même si vous ne disposez pas du budget pour rémunérer des experts externes, essayez d’organiser de simples rencontres avec des personnes en mesure de vous apporter des connaissances et une expérience qui vous ferait défaut à titre personnel ou au niveau de votre organisation.

Pensez notamment à contacter tout spécialiste ayant accepté de participer au projet si celui-ci se concrétise. Ces personnes seront possiblement enclines à consacrer du temps et des efforts gratuitement.

Langue et style

Les propositions constituent des documents formels qui, en cas de succès, feront partie de votre contrat avec le donateur.

Ainsi, veillez à employer un style sérieux et professionnel, ainsi que la terminologie usuelle du secteur du développement, et à présenter une rigueur académique dans toute mention à des travaux de recherche ou à de la documentation de référence..

Les propositions ne doivent pas pour autant nécessairement être ennuyeuses. Elles doivent traduire votre passion pour le sujet et brosser un tableau clair de la manière dont les activités que vous proposez auront une influence positive sur la vie des gens.

Comment mettre votre proposition en valeur

Voici quelques techniques à déployer pour faire en sorte que votre proposition se démarque des autres :

Utiliser des études de cas

Rédiger une synthèse convaincante

Utiliser des phrases courtes et concises

Présenter votre idée, pas votre organisation

Veiller à la cohérence et la continuité

Présentation

Soignez la présentation de vos propositions qui doivent briller par leur clarté : utilisez des titres de section bien définis et, dans la mesure du possible, laissez suffisamment d'espaces pour éviter que l’exposé paraisse trop dense.

Souvent, les propositions contiennent des paragraphes très denses qui proposent un discours trop général sans présenter les activités concrètes et les étapes logiques.

Conception et mise en page

Certaines agences de premier plan investissent des ressources et un temps conséquents dans la conception graphique, arguant que cela contribue à mettre en valeur leurs propositions et soulage les évaluateurs parfois contraints de parcourir des documents mal présentés et de longs textes sans intérêt.

Difficile de savoir si cet investissement paie. Selon toute vraisemblance, un graphisme de qualité ne sauve pas une mauvaise proposition, mais il peut faire en sorte qu'une bonne proposition soit perçue comme excellente.

Bien entendu, lorsque le donateur communique des instructions précises quant au nombre de pages et à la largeur des marges, il vous reste peu de marge de manœuvre.

Toutefois, indépendamment des contraintes, veillez à soumettre des documents clairs, exploitables et bien structurés.

Cela revêt sans doute plus d’importance que de s’efforcer à faire entrer un maximum de mots dans l'espace disponible, au détriment des marges, des retours de paragraphes et de la taille des caractères.

Les règles d'or en matière de présentation

Clarté

Cohérence

Continuité

Concision

Brouillon

La plupart des propositions résultent du travail d’une petite équipe, même si certains membres ne contribuent qu'à une petite partie de l'exposé, du budget ou à la production de pièces justificatives.

Afin de vous assurer que le document principal reste gérable et accessible, il convient d'encourager les contributeurs à respecter certaines règles.

Décidez de la méthode à privilégier pour les annotations

Copier-coller et contenu générique

Graphiques

Nombre de mots

Sources

Gestion du temps

Qualité de rédaction

Post scriptum

Tout au long du processus, essayez de vous imaginer à la place des évaluateurs et de reconnaître leurs priorités.

En théorie, leur travail consiste à identifier les projets les plus à même d'atteindre les objectifs fixés par leurs financeurs et qui risquent le moins de nuire à leur réputation ou de provoquer des retombées politiques.

L'évaluateur recherchera donc avant tout :

Une compréhension globale de l'environnement opérationnel et des besoins des groupes cibles

L'adhésion aux objectifs du programme

Des ressources appropriées

Des liens avec d'autres acteurs

Des résultats mesurables

Une bonne utilisation des ressources

Il ne s'agit pas simplement de limiter les coûts, mais d'offrir au donateur le meilleur retour sur investissement possible.

Montrez que vous avez envisagé les éventuels effets multiplicateurs et le potentiel de reproduction, ainsi que les possibilités de mise en commun des ressources avec d'autres acteurs du secteur.

Une méthodologie viable qui tient compte des risques et des hypothèses

Les donateurs sont généralement peu enclins à prendre des risques et souhaitent être rassurés sur le fait que les organisations chargées de mettre en œuvre les projets ont pris des décisions éclairées à l’heure d’évaluer la viabilité des activités prévues.

Un héritage durable au niveau institutionnel et/ou sectoriel

Pouvez-vous faire évoluer les choses à long terme dans le délai imparti ?

Difficile de répondre à cette question, car, en général, les délais accordés par les donateurs à leurs programmes s’avèrent peu réalistes et les changements à long terme dépendent de multiples facteurs qui échappent au contrôle du projet.

Toutefois, l'héritage doit représenter plus qu'un idéal et ne pas se limiter au niveau individuel.

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