Huitième module du Guide GFMD sur la collecte de fonds pour le développement des médias.
Méthode
La rédaction d'une proposition doit être un processus créatif.
Cela va bien au-delà d’un formulaire à remplir ou de cases à cocher : il s’agit d’une occasion de présenter une idée, de la rendre convaincante, crédible et inspirante.
En outre, un tel exercice constitue une opportunité de travailler avec d'autres professionnels aux idées, expériences et compétences différentes.
Ce type de relation peut s’avérer extrêmement valorisant. Il représente une possibilité d’enrichir vos connaissances et d’élargir votre vision du monde. Ces relations jouent également un rôle important dans la création de réseaux et le développement institutionnel.
La stratégie à adopter pour rédiger une proposition est propre à chacun. Certains privilégient une construction ligne par ligne, section par section ; d'autres commencent par adopter une approche plus générale, puis affinent le discours au fil des différentes versions.
Une première étape importante, cependant, consiste à déterminer les points clés à aborder pour chaque section afin de vous assurer d’éviter les répétitions inutiles et de respecter l’ensemble des exigences principales.
Première étape
Comme indiqué dans le chapitre 6, un canevas avec une énumération des éléments clés peut s’avérer très utile pour visualiser la charge de travail globale et répartir les tâches dès le début du processus.
Cette étape offre également l’opportunité de passer en revue les documents et informations à disposition susceptibles d’être utilisés ou retravaillés pour l’offre et les éléments à produire de zéro.
Stratégiquement, nous vous conseillons de rédiger un maximum dès que possible, car la contemplation d’enchaînements de pages vides peut s’avérer décourageante !
Recours à l'expertise
Au fur et à mesure du déroulement du processus, essayez d'impliquer des collègues et des experts externes autant que possible.
Même si vous ne disposez pas du budget pour rémunérer des experts externes, essayez d’organiser de simples rencontres avec des personnes en mesure de vous apporter des connaissances et une expérience qui vous ferait défaut à titre personnel ou au niveau de votre organisation.
Pensez notamment à contacter tout spécialiste ayant accepté de participer au projet si celui-ci se concrétise. Ces personnes seront possiblement enclines à consacrer du temps et des efforts gratuitement.
Langue et style
Les propositions constituent des documents formels qui, en cas de succès, feront partie de votre contrat avec le donateur.
Ainsi, veillez à employer un style sérieux et professionnel, ainsi que la terminologie usuelle du secteur du développement, et à présenter une rigueur académique dans toute mention à des travaux de recherche ou à de la documentation de référence..
Les propositions ne doivent pas pour autant nécessairement être ennuyeuses. Elles doivent traduire votre passion pour le sujet et brosser un tableau clair de la manière dont les activités que vous proposez auront une influence positive sur la vie des gens.
Comment mettre votre proposition en valeur
Voici quelques techniques à déployer pour faire en sorte que votre proposition se démarque des autres :
Utiliser des études de cas
Illustrez vos propos à l’aide d’études de cas, tirées de vos travaux ou de vos recherches.
Il est important de démontrer que votre travail se concentre sur les personnes et de rassembler des témoignages personnels est un bon moyen d'y parvenir.
Rédiger une synthèse convaincante
Même s'il n'existe pas de section spécifique intitulée synthèse, veillez à trouver un moyen d'en inclure une.
Vous avez besoin de quelques paragraphes concis qui résument les principaux volets d’activités du projet, les changements qu'ils apporteront et les raisons pour lesquelles votre organisme/consortium est le mieux placé pour obtenir les résultats souhaités.
Utiliser des phrases courtes et concises
Rédigez des phrases courtes et concises qui soulignent un point pertinent.
Faites en sorte que votre exposé soit aussi ciblé que possible, afin que les messages clés ne se perdent pas au milieu d’exposés inutiles.
Évitez les répétitions. Souligner le même point encore et encore ne renforce pas votre
propos. Cela donne l'impression que vous manquez d'idées nouvelles.
Éviter d'inclure du matériel et des résultats de recherche pas nécessairement pertinents pour le projet, mais destinés à démontrer une connaissance complète du secteur.
Présenter votre idée, pas votre organisation
Une proposition vise à présenter une idée, pas une organisation.
Assurez-vous de montrer que vous disposez de l'expérience et de l'expertise nécessaires pour mettre en œuvre un projet réussi, mais limitez au maximum les présentations promotionnelles.
Veiller à la cohérence et la continuité
Une proposition correspond à un récit qui doit se dérouler dans un ordre logique. Elle vise à dresser un tableau complet qui présente la nécessité du projet, la stratégie et la méthodologie, ses groupes cibles et les techniques prévues pour évaluer les retombées et garantir une incidence à long terme.
Les propositions pâtissent souvent du fait qu'elles introduisent des idées et des éléments sans les développer ou les expliquer correctement.
L’évaluateur doit saisir de quoi relève votre projet sans faire des allers-retours dans le texte.
Présentation
Soignez la présentation de vos propositions qui doivent briller par leur clarté : utilisez des titres de section bien définis et, dans la mesure du possible, laissez suffisamment d'espaces pour éviter que l’exposé paraisse trop dense.
Souvent, les propositions contiennent des paragraphes très denses qui proposent un discours trop général sans présenter les activités concrètes et les étapes logiques.
Conception et mise en page
Certaines agences de premier plan investissent des ressources et un temps conséquents dans la conception graphique, arguant que cela contribue à mettre en valeur leurs propositions et soulage les évaluateurs parfois contraints de parcourir des documents mal présentés et de longs textes sans intérêt.
Difficile de savoir si cet investissement paie. Selon toute vraisemblance, un graphisme de qualité ne sauve pas une mauvaise proposition, mais il peut faire en sorte qu'une bonne proposition soit perçue comme excellente.
Bien entendu, lorsque le donateur communique des instructions précises quant au nombre de pages et à la largeur des marges, il vous reste peu de marge de manœuvre.
Toutefois, indépendamment des contraintes, veillez à soumettre des documents clairs, exploitables et bien structurés.
Cela revêt sans doute plus d’importance que de s’efforcer à faire entrer un maximum de mots dans l'espace disponible, au détriment des marges, des retours de paragraphes et de la taille des caractères.
Les règles d'or en matière de présentation
Clarté
Veillez à ce que le document soit visuellement clair et accessible, qu’il présente une mise en forme adéquate et contiennent les références croisées appropriées.
Cohérence
Utilisez les mêmes polices et styles pour le texte et les titres.
Référez-vous à un guide de style pour vous assurer que l'orthographe et la grammaire suivent les mêmes règles.
Assurez-vous que le ton et le style restent cohérents au fil du document.
Continuité
Développez un exposé séquentiel qui s'appuie sur une prémisse centrale et l'enrichit.
Concision
Inutile d’employer 100 mots quand 10 suffisent.
Évitez d'encombrer la proposition d'éléments inutiles ou de détails superflus.
Brouillon
La plupart des propositions résultent du travail d’une petite équipe, même si certains membres ne contribuent qu'à une petite partie de l'exposé, du budget ou à la production de pièces justificatives.
Afin de vous assurer que le document principal reste gérable et accessible, il convient d'encourager les contributeurs à respecter certaines règles.
Décidez de la méthode à privilégier pour les annotations
Vous pouvez choisir d’utiliser des notes dans la marge, un suivi des modifications, des surlignages ou des couleurs de police différentes pour identifier les différentes contributions.
Toutefois, évitez de combiner plusieurs méthodes ou de laisser à chaque contributeur la liberté d'utiliser ses outils préférés.
Copier-coller et contenu générique
Déconseillez aux contributeurs de coller des blocs de texte non travaillés provenant d'autres offres ou rapports sans en préciser l'origine. Adaptez le contenu générique aux objectifs de la proposition.
Graphiques
Évitez d'intégrer de grands graphiques dans le texte trop rapidement dans l’élaboration de la proposition. Cela augmente considérablement la taille de votre fichier et complique le partage du document ou son édition efficace sur des ordinateurs peu puissants.
Nombre de mots
Encouragez tous les contributeurs à respecter les limites de longueur de texte lors de la rédaction, afin d’éviter de perdre du temps en fin de processus.
Sources
Mentionnez vos sources, cela :
(a) démontre que vous avez effectué les recherches de base appropriées ;
(b) atteste que vous faites preuve de rigueur dans l’évaluation de vos idées
et que celles-ci reposent sur des constatations solides.
Gestion du temps
Ignorez la perception que vous disposez d’encore beaucoup de temps. En réalité, le temps manque toujours et laisser trop d’éléments en suspens à traiter à la dernière minute nuit inévitablement à la qualité.
Qualité de rédaction
Enfin, faites toujours appel à vos meilleurs rédacteurs pour rédiger la première version de votre proposition.
Dans toute organisation, certaines personnes possèdent de bonnes compétences rédactionnelles alors que d’autres pas.
Identifiez vos meilleurs rédacteurs et encouragez-les à apporter leur contribution, même s'ils ne possèdent pas d’expérience particulière sur le sujet en question.
Post scriptum
Tout au long du processus, essayez de vous imaginer à la place des évaluateurs et de reconnaître leurs priorités.
En théorie, leur travail consiste à identifier les projets les plus à même d'atteindre les objectifs fixés par leurs financeurs et qui risquent le moins de nuire à leur réputation ou de provoquer des retombées politiques.
L'évaluateur recherchera donc avant tout :
Une compréhension globale de l'environnement opérationnel et des besoins des groupes cibles
Assurez-vous que votre analyse repose sur des recherches claires et que vous pouvez démontrer le lien entre les besoins des bénéficiaires et votre intervention.
L'adhésion aux objectifs du programme
Citez librement les termes de référence en faisant ressortir les mots-clés et les phrases qui soulignent la pertinence de votre offre.
Des ressources appropriées
Si les donateurs accordent de l’importance au profil et à l’expérience de votre organisation, ils veulent la garantie que vous pouvez déployer des ressources suffisantes pour mettre en œuvre votre projet dès le départ.
Mettez l’accent sur vos mesures de soutien et vos réseaux locaux pour montrer que le personnel déployé peut prendre ses fonctions facilement.
Des liens avec d'autres acteurs
Présentez les liens, formels et informels, que vous entretenez hors de l'équipe principale et du consortium.
Vous devez démontrer votre capacité à entrer en contact avec de multiples parties prenantes, y compris les gouvernements (dans la mesure du possible) et à établir des relations de confiance.
Si vous entretenez déjà de tels liens, la viabilité de votre projet s'en trouve grandement renforcée.
Des résultats mesurables
Utilisez les indicateurs SMART pour évaluer les objectifs et les résultats que vous proposez.
Assurez-vous qu'il existe des mécanismes réalistes pour suivre la progression vers vos objectifs et, finalement, démontrer qu'un changement a eu lieu.
Une bonne utilisation des ressources
Il ne s'agit pas simplement de limiter les coûts, mais d'offrir au donateur le meilleur retour sur investissement possible.
Montrez que vous avez envisagé les éventuels effets multiplicateurs et le potentiel de reproduction, ainsi que les possibilités de mise en commun des ressources avec d'autres acteurs du secteur.
Une méthodologie viable qui tient compte des risques et des hypothèses
Les donateurs sont généralement peu enclins à prendre des risques et souhaitent être rassurés sur le fait que les organisations chargées de mettre en œuvre les projets ont pris des décisions éclairées à l’heure d’évaluer la viabilité des activités prévues.
Expliquez toujours les raisons ayant guidé votre choix d’activités.
Un héritage durable au niveau institutionnel et/ou sectoriel
Pouvez-vous faire évoluer les choses à long terme dans le délai imparti ?
Difficile de répondre à cette question, car, en général, les délais accordés par les donateurs à leurs programmes s’avèrent peu réalistes et les changements à long terme dépendent de multiples facteurs qui échappent au contrôle du projet.
Toutefois, l'héritage doit représenter plus qu'un idéal et ne pas se limiter au niveau individuel.