6. Procédure de candidature

Sixième module du Guide GFMD sur la collecte de fonds pour le développement des médias.

Les étapes ci-dessous constituent une proposition d’un guide pour la conception d'un projet et la soumission d'une demande de financement.

Votre capacité à suivre ces étapes dépendra des ressources à votre disposition et de votre propre culture d’entreprise.

Nous reconnaissons que les petites organisations n'auront ni le temps ni le personnel pour mettre en œuvre un processus interne complexe pour toutes les offres. Toutefois, les recommandations ci-dessous peuvent être utilisées de manière sélective et adaptées à des besoins différents.

1. Évaluer la faisabilité de l'offre

Évaluez votre capacité à engager les ressources nécessaires et à respecter le délai.

Décidez si cette opportunité convient ou non à votre organisation et estimez vos chances de réussite.

Essayez de savoir qui d'autre est susceptible de postuler et s'il existe un titulaire ou un favori pour cette offre.

2. Former une équipe créative

Décidez qui, dans votre organisation, travaillera sur la proposition et nommez un responsable de la candidature.

Déterminez qui endossera la responsabilité du travail administratif et s’il est nécessaire de faire appel à des experts ou à des conseillers externes.

Organisez une réunion pour discuter de la meilleure stratégie qui permette à la fois de tirer parti de vos compétences et de votre expérience et de répondre aux exigences du donateur.

Nous vous conseillons fortement d’établir une méthode avant d’approcher des partenaires.

3. Approcher des partenaires potentiels

Demandez-vous si vous avez besoin ou non d'un ou plusieurs partenaires pour monter un dossier solide.

Dans de nombreux programmes, les partenaires figurent parmi les exigences. Vous n'aurez donc pas le choix. Dans un cas comme dans l'autre, réfléchissez soigneusement aux personnes à approcher et au type de rôle que vous souhaitez leur proposer.

N'oubliez pas que, si vous proposez de diriger un consortium, vous devez être relativement prescriptif quant à ce que vous voulez que les partenaires réalisent.

Les coalitions autonomes d'égaux fonctionnent rarement dans ce contexte, notamment parce que le chef de file signe le contrat avec le donateur et porte par conséquent la responsabilité contractuelle.

4. Établir un échéancier

Fixez-vous une série d'échéances afin de mettre au point les différents éléments de la proposition bien en amont du véritable délai de dépôt de la demande.

Un simple diagramme de Gantt dans un tableur vous offre la possibilité de garder les contributeurs concentrés sur les éléments spécifiques à livrer et d’assurer un bon suivi des étapes de travail.

Attribuez les tâches à accomplir le plus tôt possible dans le processus.

5. Organiser une réunion avec vos partenaires

Dans la mesure du possible, impliquez tous vos partenaires dans le processus de création. Ceux-ci pourront notamment apporter leur expertise et, dans certains cas, leurs ressources pour garantir le meilleur résultat possible.

Cette première réunion doit servir à discuter du concept de base et d’exprimer les idées, les possibles ajouts ou modifications qui amélioreraient votre proposition.

Cela s’avère particulièrement important lorsqu'il s'agit de réunir des organisations internationales qui possèdent une certaine expérience de collaboration avec des organisations locales établies et opérationnelles dans le pays/la région en question.

Les meilleures propositions résultent d’une combinaison des expériences plutôt que d'un partenaire qui tente d'imposer des idées à un autre parce qu'elles ont bien fonctionné ailleurs.

6. Créer un cadre logique ou une théorie du changement

Cela devrait permettre de formuler votre idée centrale et de vous assurer que tous les partenaires se trouvent sur la même longueur d'onde et partagent la même vision.

Il s’agit d’un bon moyen de rallier les gens autour d'une idée et de s'assurer que les principaux éléments constitutifs de la proposition (exposé, plan de suivi et d’évaluation, et budget) peuvent être développés en parallèle.

Il se peut que vous ne soyez pas en mesure de produire l'intégralité du cadre logique ou de la théorie du changement à ce stade, mais les principaux éléments, à savoir les moyens, les activités, les réalisations et les résultats doivent être définis et les objectifs (généraux et spécifiques) !

7. Construire la structure de l’exposé

Tous les donateurs ne disposent pas d'un modèle spécifique pour les offres, il vous sera donc peut-être nécessaire de développer intégralement la structure de votre dossier.

Sous chaque rubrique, indiquez les domaines clés à détailler et mettez en évidence les exigences essentielles des termes de référence.

8. Rechercher un accord final sur les contributions des partenaires

À ce stade, si ce n’est déjà fait, il est bon de s’accorder sur la répartition des tâches afin d’assurer une ventilation correcte des contributions des partenaires.

Invitez également les partenaires à exprimer leurs attentes budgétaires, notamment en matière de frais généraux de gestion et de montants journaliers versés au personnel.Cette étape facilitera l'élaboration du budget.

Assurez-vous également que chaque partenaire connaisse les tâches des autres. Vous pouvez demander aux différents partenaires de s'engager dans des discussions bilatérales afin de garantir une complémentarité totale au sein du consortium.

9. Assigner des tâches

Donnez une mission claire à toutes les personnes concernées, soit une section à rédiger, soit une tâche spécifique telle qu’une recherche de base ou l'identification d'experts clés, ainsi qu’un délai précis.

Désignez idéalement un rédacteur principal chargé de rassembler les différentes parties de l'offre et de veiller à l’harmonisation du ton et du style du document.

Si le formulaire de demande doit respecter une limite de pages ou de caractères, encouragez tous les contributeurs à la respecter. En effet, éditer un document surchargé au dernier moment demande du temps et peut entraîner des erreurs.

Désignez à ce stade également la personne chargée de rassembler tous les documents de base.

10. Établir une plateforme pour le partage de matériel

Une bonne pratique consiste à conserver tous les documents et ressources dans un espace partagé accessible à l’ensemble des contributeurs.

Vous pouvez utiliser une plateforme telle que Google Drive ou Microsoft Teams qui dispose d'une fonctionnalité d'édition collaborative ou diviser le document en sections et les rassembler une fois complètes.

Une gestion efficace des différentes versions constitue la clé pour minimiser les risques de travailler dans le vide.

Évaluez le besoin de sécurité numérique à instaurer en fonction de la sensibilité de votre offre.

N’optez pas pour la sécurité totale par défaut, car elle complique la communication interne et, par conséquent, augmente la charge de travail.

11. Organiser un premier examen du budget

Le budget constitue le deuxième document à étudier en interne.

Établissez un premier projet de budget basé sur le cadre logique ou la théorie du changement et sur la vision initiale des coûts de chaque partenaire.

Cette étape vous permettra également de voir si vous disposez réellement des ressources nécessaires pour déployer toutes les activités proposées.

Dans le cas contraire, vous devrez prendre trancher et réduire les activités ou leur importance et leur portée.

Nous vous conseillons d’établir cela à ce stade pour éviter que des contributeurs perdent du temps à rédiger des présentations au sujet d’activités auxquelles vous renoncerez par la suite

12. Organiser des réunions d'évaluation régulières

Ces réunions permettent à l'équipe centrale de superviser l'avancement des différents

éléments de la candidature, mais aussi aux partenaires et aux contributeurs externes de continuer à participer au processus, et ainsi de mieux s’approprier le document.

En outre, elles peuvent servir à détecter rapidement tout aspect de l'offre qui semble dévier de la voie à suivre ou ne pas refléter pleinement les réalités du terrain.

Les réunions planifiées sont conseillées, car elles servent à rappeler les délais et à identifier les lacunes avant qu'elles ne deviennent des urgences.

13. Effectuer un contrôle administratif

Même si cette tâche rebute souvent, veillez à ne pas négliger le temps nécessaire à rassembler les documents de base pour éviter une panique de dernière minute.

Passez donc en revue ce qui a été collecté jusque là et assurez-vous que rien ne passe à travers les mailles du filet.

Notez que l'obtention de certains documents institutionnels auprès de fournisseurs ou d'institutions externes peut prendre du temps.

14. Effectuer une première révision de votre exposé

Procédez à cela lors d'une des réunions d’information après avoir rassemblé

toutes les contributions faites à ce jour.

Il s'agit d'un bon moment pour détecter les éventuelles incohérences ou lacunes.

Pour cela, comparez minutieusement votre exposé dans sa forme actuelle et les exigences clés des termes de référence.

Vous pouvez essayer de noter votre dossier par rapport à la grille d’évaluation, afin d'identifier les éventuelles faiblesses de votre candidature.

À ce stade, vous constaterez certainement la nécessité de prévoir des contenus supplémentaires.

15. Organiser un deuxième examen du budget

À ce stade, le budget doit être finalisé et correspondre parfaitement à l’exposé et au plan d’action.

Vous devrez peut-être réduire l’enveloppe des dépenses et négocier avec vos partenaires pour réaliser des économies.

Nous vous suggérons de boucler le budget dès que possible après cela, en particulier si une validation interne est requise.

16. Effectuer une deuxième révision de votre dossier

Cette version devrait inclure tous les éléments prévus lors de la révision précédente et donc presque terminée.

Une fois finalisés, la structure logique de la proposition et les éléments clés pour l'évaluation, voilà le moment venu de communiquer le projet afin de recevoir les validations internes.

Donnez des délais clairs aux réviseurs internes et assurez-vous de disposer de suffisamment de temps pour intégrer leurs commentaires et propositions de modifications.

17. Examen final des documents justificatifs

Cela comprend toutes les déclarations signées, les documents institutionnels, les CV et autres éléments requis par les termes de référence.

Si vous déposez votre dossier en ligne, assurez-vous qu'aucun fichier ne possède une taille supérieure à celles stipulées dans les champs de soumission.

18. Relecture finale

Pour la relecture du dossier complet, malgré l’importance d’une orthographe et d’une grammaire irréprochables, encouragez les relecteurs à rechercher en priorité les incohérences de l’offre. Il convient de mentionner que si la plupart des propositions sont rédigées en anglais, une très faible proportion d'évaluateurs sont de langue maternelle anglaise. Cela signifie qu'ils toléreront probablement des erreurs linguistiques mineures.

Ils s’attacheront principalement à s’assurer de la cohérence de la proposition et de la viabilité des activités.

Voilà où vous devez mettre l'accent.

19. Soumission finale

Bien que tous les portails avertissent les candidats de ne pas soumettre leur proposition au dernier moment, le volume de travail très conséquent nécessaire à la préparation des dossiers rend cela presque inévitable.

Toutefois, il vaut la peine de télécharger autant de documents que possible à l'approche de la date limite, afin de vous familiariser avec les fonctionnalités du portail de soumission avant le dépôt final du dossier.

Le même principe s'applique à l’envoi de candidatures au format papier. Préparez tous les documents possibles au fur et à mesure pour éviter un contre-la-montre d'impressions et de photocopies de dernière minute.

Dressez une liste de toutes les exigences à respecter pour vous assurer de la validité de votre candidature (par exemple : signatures originales, nombre de copies). Cela vous aidera à contourner les obstacles dans la dernière ligne droite.

20. Archivage

Veillez à marquer clairement les versions finales de tous les documents soumis et à conserver le reçu qui confirme l’envoi de votre proposition.