# 6. Procédure de candidature Les étapes ci-dessous constituent une proposition d’un guide pour la conception d'un projet et la soumission d'une demande de financement. Votre capacité à suivre ces étapes dépendra des ressources à votre disposition et de votre propre culture d’entreprise. {% hint style="info" %} ***Nous reconnaissons que les petites organisations n'auront ni le temps ni le personnel pour mettre en œuvre un processus interne complexe pour toutes les offres. Toutefois, les recommandations ci-dessous peuvent être utilisées de manière sélective et adaptées à des besoins différents.*** {% endhint %} ## 1. Évaluer la faisabilité de l'offre {% hint style="success" %} Évaluez votre capacité à engager les ressources nécessaires et à respecter le délai. {% endhint %} {% hint style="success" %} Décidez si cette opportunité convient ou non à votre organisation et estimez vos chances de réussite. {% endhint %} {% hint style="success" %} Essayez de savoir qui d'autre est susceptible de postuler et s'il existe un titulaire ou un favori pour cette offre. {% endhint %} ## 2. Former une équipe créative {% hint style="success" %} Décidez qui, dans votre organisation, travaillera sur la proposition et nommez un responsable de la candidature. {% endhint %} {% hint style="success" %} Déterminez qui endossera la responsabilité du travail administratif et s’il est nécessaire de faire appel à des experts ou à des conseillers externes. {% endhint %} {% hint style="success" %} Organisez une réunion pour discuter de la meilleure stratégie qui permette à la fois de tirer parti de vos compétences et de votre expérience et de répondre aux exigences du donateur. {% endhint %} {% hint style="success" %} **Nous vous conseillons fortement d’établir une méthode avant d’approcher des partenaires.** {% endhint %} ## 3. Approcher des partenaires potentiels {% hint style="success" %} Demandez-vous si vous avez besoin ou non d'un ou plusieurs partenaires pour monter un dossier solide. {% endhint %} {% hint style="warning" %} Dans de nombreux programmes, les partenaires figurent parmi les exigences. Vous n'aurez donc pas le choix. Dans un cas comme dans l'autre, réfléchissez soigneusement aux personnes à approcher et au type de rôle que vous souhaitez leur proposer. N'oubliez pas que, si vous proposez de diriger un [consortium](/annexes/lexique.md#consortium-parties-prenantes), vous devez être relativement prescriptif quant à ce que vous voulez que les partenaires réalisent. Les coalitions autonomes d'égaux fonctionnent rarement dans ce contexte, notamment parce que le chef de file signe le contrat avec le donateur et porte par conséquent la responsabilité contractuelle. {% endhint %} ## 4. Établir un échéancier {% hint style="success" %} Fixez-vous une série d'échéances afin de mettre au point les différents éléments de la proposition bien en amont du véritable délai de dépôt de la demande. {% endhint %} {% hint style="success" %} Un simple **diagramme de Gantt dans un tableur** vous offre la possibilité de garder les contributeurs concentrés sur les éléments spécifiques à livrer et d’assurer un bon suivi des étapes de travail. {% endhint %} {% hint style="success" %} Attribuez les tâches à accomplir le plus tôt possible dans le processus. {% endhint %} ## 5. Organiser une réunion avec vos partenaires {% hint style="success" %} Dans la mesure du possible, impliquez tous vos partenaires dans le processus de création. Ceux-ci pourront notamment apporter leur expertise et, dans certains cas, leurs ressources pour garantir le meilleur résultat possible. {% endhint %} {% hint style="success" %} Cette première réunion doit servir à discuter du concept de base et d’exprimer les idées, les possibles ajouts ou modifications qui amélioreraient votre proposition. {% endhint %} {% hint style="success" %} Cela s’avère particulièrement important lorsqu'il s'agit de réunir des organisations internationales qui possèdent une certaine expérience de collaboration avec des organisations locales établies et opérationnelles dans le pays/la région en question. {% endhint %} {% hint style="success" %} Les meilleures propositions résultent d’une combinaison des expériences plutôt que d'un partenaire qui tente d'imposer des idées à un autre parce qu'elles ont bien fonctionné ailleurs. {% endhint %} ## 6. Créer un cadre logique ou [une théorie du changement](/annexes/lexique.md#theorie-du-changement-formulaires-de-demande) {% hint style="success" %} Cela devrait permettre de formuler votre idée centrale et de vous assurer que tous les partenaires se trouvent sur la même longueur d'onde et partagent la même vision. {% endhint %} {% hint style="success" %} Il s’agit d’un bon moyen de rallier les gens autour d'une idée et de s'assurer que les principaux éléments constitutifs de la proposition (exposé, plan de suivi et d’évaluation, et budget) peuvent être développés en parallèle. {% endhint %} {% hint style="success" %} Il se peut que vous ne soyez pas en mesure de produire l'intégralité du cadre logique ou de la théorie du changement à ce stade, mais les principaux éléments, à savoir les [moyens](/annexes/lexique.md#moyens-formulaires-de-demande), les [activités](/annexes/lexique.md#activites-formulaires-de-demande), les [réalisations](/annexes/lexique.md#realisations-formulaires-de-demandes) et les [résultats](/annexes/lexique.md#resultats-formulaires-de-demande) doivent être définis et les objectifs (généraux et spécifiques) ! {% endhint %} ## 7. Construire la structure de l’exposé {% hint style="success" %} Tous les donateurs ne disposent pas d'un modèle spécifique pour les offres, il vous sera donc peut-être nécessaire de développer intégralement la structure de votre dossier. {% endhint %} {% hint style="success" %} Sous chaque rubrique, indiquez les domaines clés à détailler et mettez en évidence les exigences essentielles des [termes de référence](/annexes/lexique/appel-propositions.md). {% endhint %} ## 8. Rechercher un accord final sur les contributions des partenaires {% hint style="success" %} À ce stade, si ce n’est déjà fait, il est bon de s’accorder sur la répartition des tâches afin d’assurer une ventilation correcte des contributions des partenaires. {% endhint %} {% hint style="success" %} Invitez également les partenaires à exprimer leurs attentes budgétaires, notamment en matière de[ frais généraux ](/annexes/lexique.md#frais-generaux-budgets)de gestion et de montants journaliers versés au personnel.Cette étape facilitera [l'élaboration du budget](/annexes/lexique.md#budget-de-reserve-budgets). {% endhint %} {% hint style="success" %} Assurez-vous également que chaque partenaire connaisse les tâches des autres. Vous pouvez demander aux différents partenaires de s'engager dans des discussions bilatérales afin de garantir une complémentarité totale au sein du [consortium](/annexes/lexique.md#consortium-parties-prenantes). {% endhint %} ## 9. Assigner des tâches {% hint style="success" %} Donnez une mission claire à toutes les personnes concernées, soit une section à rédiger, soit une tâche spécifique telle qu’une recherche de base ou l'identification d'experts clés, ainsi qu’un délai précis. {% endhint %} {% hint style="success" %} Désignez idéalement un rédacteur principal chargé de rassembler les différentes parties de l'offre et de veiller à l’harmonisation du ton et du style du document. {% endhint %} {% hint style="success" %} Si le formulaire de demande doit respecter une limite de pages ou de caractères, encouragez tous les contributeurs à la respecter. En effet, éditer un document surchargé au dernier moment demande du temps et peut entraîner des erreurs. {% endhint %} {% hint style="success" %} Désignez à ce stade également la personne chargée de rassembler tous les documents de base. {% endhint %} ## 10. Établir une plateforme pour le partage de matériel {% hint style="success" %} Une bonne pratique consiste à conserver tous les documents et ressources dans un espace partagé accessible à l’ensemble des contributeurs. {% endhint %} {% hint style="success" %} Vous pouvez utiliser une plateforme telle que Google Drive ou Microsoft Teams qui dispose d'une fonctionnalité d'édition collaborative ou diviser le document en sections et les rassembler une fois complètes. {% endhint %} {% hint style="success" %} Une gestion efficace des différentes versions constitue la clé pour minimiser les risques de travailler dans le vide. {% endhint %} {% hint style="warning" %} Évaluez le besoin de sécurité numérique à instaurer en fonction de la sensibilité de votre offre. N’optez pas pour la sécurité totale par défaut, car elle complique la communication interne et, par conséquent, augmente la charge de travail. {% endhint %} ## 11. Organiser un premier examen du budget {% hint style="success" %} **Le budget constitue le deuxième document à étudier en interne.** Établissez un premier projet de budget basé sur le cadre logique ou la théorie du changement et sur la vision initiale des coûts de chaque partenaire. Cette étape vous permettra également de voir si vous disposez réellement des ressources nécessaires pour déployer toutes les activités proposées. Dans le cas contraire, vous devrez prendre trancher et réduire les activités ou leur importance et leur portée. Nous vous conseillons d’établir cela à ce stade pour éviter que des contributeurs perdent du temps à rédiger des présentations au sujet d’activités auxquelles vous renoncerez par la suite {% endhint %} ## 12. Organiser des réunions d'évaluation régulières {% hint style="success" %} Ces réunions permettent à l'équipe centrale de superviser l'avancement des différents éléments de la candidature, mais aussi aux partenaires et aux contributeurs externes de continuer à participer au processus, et ainsi de mieux s’approprier le document. En outre, elles peuvent servir à détecter rapidement tout aspect de l'offre qui semble dévier de la voie à suivre ou ne pas refléter pleinement les réalités du terrain. Les réunions planifiées sont conseillées, car elles servent à rappeler les délais et à identifier les lacunes avant qu'elles ne deviennent des urgences. {% endhint %} ## 13. Effectuer un contrôle administratif {% hint style="warning" %} Même si cette tâche rebute souvent, veillez à ne pas négliger le temps nécessaire à rassembler les documents de base pour éviter une panique de dernière minute. {% endhint %} {% hint style="success" %} Passez donc en revue ce qui a été collecté jusque là et assurez-vous que rien ne passe à travers les mailles du filet. Notez que l'obtention de certains documents institutionnels auprès de fournisseurs ou d'institutions externes peut prendre du temps. {% endhint %} ## 14. Effectuer une première révision de votre exposé {% hint style="success" %} Procédez à cela lors d'une des réunions d’information après avoir rassemblé toutes les contributions faites à ce jour. Il s'agit d'un bon moment pour détecter les éventuelles incohérences ou lacunes. Pour cela, comparez minutieusement votre exposé dans sa forme actuelle et les exigences clés des[ termes de référence](/annexes/lexique.md#termes-de-reference-appel-a-propositions-et-tdr). {% endhint %} {% hint style="success" %} Vous pouvez essayer de noter votre dossier par rapport à la grille d’évaluation, afin d'identifier les éventuelles faiblesses de votre candidature. {% endhint %} {% hint style="success" %} À ce stade, vous constaterez certainement la nécessité de prévoir des contenus supplémentaires. {% endhint %} ## 15. Organiser un deuxième examen du budget {% hint style="success" %} À ce stade, le budget doit être finalisé et correspondre parfaitement à l’exposé et au plan d’action. {% endhint %} {% hint style="success" %} Vous devrez peut-être réduire l’enveloppe des dépenses et négocier avec vos partenaires pour réaliser des économies. {% endhint %} {% hint style="success" %} Nous vous suggérons de boucler le budget dès que possible après cela, en particulier si une validation interne est requise. {% endhint %} ## 16. Effectuer une deuxième révision de votre dossier {% hint style="success" %} Cette version devrait inclure tous les éléments prévus lors de la révision précédente et donc presque terminée. {% endhint %} {% hint style="success" %} Une fois finalisés, la structure logique de la proposition et les éléments clés pour l'évaluation, voilà le moment venu de communiquer le projet afin de recevoir les validations internes. {% endhint %} {% hint style="success" %} Donnez des délais clairs aux réviseurs internes et assurez-vous de disposer de suffisamment de temps pour intégrer leurs commentaires et propositions de modifications. {% endhint %} ## 17. Examen final des documents justificatifs {% hint style="info" %} Cela comprend toutes les déclarations signées, les documents institutionnels, les CV et autres éléments requis par les [termes de référence](/annexes/lexique.md#termes-de-reference-appel-a-propositions-et-tdr). {% endhint %} {% hint style="warning" %} Si vous déposez votre dossier en ligne, assurez-vous qu'aucun fichier ne possède une taille supérieure à celles stipulées dans les champs de soumission. {% endhint %} ## 18. Relecture finale {% hint style="success" %} Pour la relecture du dossier complet, malgré l’importance d’une orthographe et d’une grammaire irréprochables, encouragez les relecteurs à rechercher en priorité les incohérences de l’offre.\ \ Il convient de mentionner que si la plupart des propositions sont rédigées en anglais, une très faible proportion d'évaluateurs sont de langue maternelle anglaise. Cela signifie qu'ils toléreront probablement des erreurs linguistiques mineures. Ils s’attacheront principalement à s’assurer de la cohérence de la proposition et de la viabilité des activités. Voilà où vous devez mettre l'accent. {% endhint %} ## 19. Soumission finale {% hint style="warning" %} Bien que tous les portails avertissent les candidats de ne pas soumettre leur proposition au dernier moment, le volume de travail très conséquent nécessaire à la préparation des dossiers rend cela presque inévitable. {% endhint %} {% hint style="success" %} Toutefois, il vaut la peine de télécharger autant de documents que possible à l'approche de la date limite, afin de vous familiariser avec les fonctionnalités du portail de soumission avant le dépôt final du dossier. {% endhint %} {% hint style="success" %} Le même principe s'applique à l’envoi de candidatures au format papier. Préparez tous les documents possibles au fur et à mesure pour éviter un contre-la-montre d'impressions et de photocopies de dernière minute. {% endhint %} {% hint style="success" %} Dressez une liste de toutes les exigences à respecter pour vous assurer de la validité de votre candidature (par exemple : signatures originales, nombre de copies). Cela vous aidera à contourner les obstacles dans la dernière ligne droite. {% endhint %} ## 20. Archivage {% hint style="info" %} Veillez à marquer clairement les versions finales de tous les documents soumis et à conserver le reçu qui confirme l’envoi de votre proposition. {% endhint %} --- # Agent Instructions: Querying This Documentation If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation dynamically by asking a question. Perform an HTTP GET request on the current page URL with the `ask` query parameter: ``` GET https://collecte-de-fonds.gfmd.info/guide/procedure-candidature.md?ask= ``` The question should be specific, self-contained, and written in natural language. The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation. Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.