Appel à propositions et termes de référence

Ceci est une sous-section du Lexique développé dans le cadre du Guide GFMD sur la collecte de fonds pour le développement des médias.

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Appel à propositions (appel à propositions et TDR)

Il s'agit probablement de la méthode la plus courante d'attribution de fonds pour les projets médiatiques. Les donateurs lancent un appel formel qui se fonde sur les principaux objectifs et priorités stratégiques.

Les instructions aux candidats comprennent des critères d'éligibilité qui définissent la nationalité, le statut juridique et le profil des organisations invitées à postuler.

Les lignes directrices peuvent également stipuler des plafonds et des planchers pour les budgets, ainsi que des délais, tant pour la procédure de candidature que pour le projet éventuel.

Les appels à propositions peuvent comporter plusieurs étapes (notes conceptuelles, dossiers complets ) ou se dérouler en une seule.

Appel d’offres (appel à propositions et TDR)

Un appel d'offres est une procédure de passation de marché concurrentiel par lequel un donateur donne aux candidats présélectionnés (travaillant souvent en consortiums) la possibilité de faire une offre technique et financière pour un ensemble prédéfini de services. Ces services sont décrits en détail dans les termes de référence de l'appel d'offres.

En effet, les candidats doivent démontrer qu'ils disposent des ressources, de l'expérience et des méthodologies nécessaires pour atteindre les objectifs du projet, ainsi que d'une compréhension approfondie de l'environnement opérationnel et du contexte où se déroule le projet.

L'offre financière doit également être compétitive, mais il ne s'agit pas simplement de proposer une offre moins chère que celle des consortiums concurrents. Habituellement, la grille d’évaluation est pondérée en faveur de l'offre technique, de sorte qu'une proposition très solide peut remporter un appel d'offres, même si l'offre financière n'est pas la plus basse de celles soumises.

Pour les appels d'offres de l'UE, il est généralement conseillés aux soumissionnaires de proposer un prix inférieur de 8 à 12 % au budget maximal autorisé. Cependant, il existe de nombreux exemples d'offres sélectionnées qui se rapprochaient bien plus de la limite.

Appels ouverts (appels à propositions et TDR)

Les appels à propositions sont souvent qualifiés d'« appels ouverts », ce qui signifie qu'ils sont effectivement ouverts à toutes les organisations éligibles.

Ils se distinguent des appels qui ont fait l'objet d'une procédure de présélection et ne sont donc ouverts qu'à un groupe présélectionné de candidats. En outre, certains donateurs utilisent le terme « appels ouverts » pour désigner les programmes de subventions ouverts en permanence, c'est-à-dire sans date limite de soumission et qui étudient les demandes tant que des fonds sont disponibles.

Termes de référence (appel à propositions et TDR)

Également connus sous le nom d'énoncé des besoins, les termes de référence (TDR) exposent la vision du programme du donateur, en soulignant les objectifs stratégiques et les résultats souhaités ou escomptés.

Les TDR varient énormément dans le niveau de détail présenté, de quelques lignes à des dizaines de pages.

Il est fortement conseillé aux candidats de s'assurer que leurs idées de projet s'inscrivent pleinement dans les paramètres des termes de référence : les offres qui ne répondent qu'à une partie des TDR sont rarement retenues.

Dans le cadre d'appel d'offres en deux étapes, il est possible que ce document soit publié uniquement après la présélection des candidats.

Volets (appel à propositions et TDR)

Les appels à propositions peuvent être divisés en volets distincts, chacun doté d'une enveloppe budgétaire et d'un axe thématique. L'idée est de faire en sorte que les budgets globaux se répartissent correctement entre les grandes priorités.