Parties prenantes
En général, les associés ne doivent pas répondre aux mêmes critères d'éligibilité que les candidats ou codemandeurs.
Inclure des associés dans une candidature démontre que les candidats possèdent des liens solides avec des acteurs locaux qui ont le potentiel de renforcer la crédibilité ou d'élargir la portée d'une action.
Le fait que ces organisations ne puissent pas recevoir de financement de projet signifie généralement que ce statut n'intéresse que les institutions qui bénéficient d’un financement étatique ou les organisations qui bénéficient d'autres programmes de subvention dans le même domaine.
L’UE définit les associés de façon floue, comme des organisations ou des personnes qui jouent un rôle réel dans l'action mais ne peuvent pas recevoir de financement au titre de la subvention, à l'exception d’indemnités journalières ou de frais de déplacement.
Les programmes de subventions de l'UE désignent par le terme codemandeur les organisations autres que le partenaire principal. Celles-ci doivent remplir les critères d'éligibilité des demandeurs principaux, mais des critères supplémentaires peuvent être ajoutés.
Pour le processus de candidature, les codemandeurs mandatent ainsi généralement le partenaire principal qui agit en leur nom.
Aux fins de la mise en œuvre, les codemandeurs signent généralement un accord juridiquement contraignant avec le partenaire principal qui stipule leur rôle et leur enveloppe budgétaire et qui reflète les obligations contractuelles entre le partenaire principal et le pouvoir adjudicateur.
Un consortium se compose d'un partenaire principal et d'un certain nombre de partenaires secondaires, bien que le contrat soit généralement signé entre le partenaire principal et le pouvoir adjudicateur uniquement.
Les donateurs encouragent les candidatures de consortiums formés aux fins du contrat. Dans certains cas, les autres partenaires peuvent être « conjointement et solidairement responsables ». La responsabilité de la réalisation est alors assumée à parts égales par les membres du consortium.
L'intérêt d'une stratégie fondée sur un consortium est de rassembler des organisations aux compétences et expériences complémentaires, garantissant ainsi que les principaux chantiers bénéficient de l'expertise et de la crédibilité de chaque membre dans le domaine concerné.
Certains donateurs, en particulier l'UE, requièrent la formation d'un comité de pilotage au début du projet. Celui-ci supervise l’ensemble et offre des conseils stratégiques aux organisations de mise en œuvre. Il comprend souvent des représentants des principaux groupes bénéficiaires, en plus du pouvoir adjudicateur et des partenaires du consortium.
Lorsque la demande de subvention implique plusieurs organisations, la procédure exige que l'un des membres du consortium endosse le rôle de « chef de file ».
En général, il incombe au partenaire principal de coordonner la préparation de la proposition, de diriger la conception du projet et, si la proposition est retenue, de signer le contrat avec le donateur.
Aussi, le partenaire principal gère le contrat, rend compte de l'exécution par rapport aux indicateurs clés de performance et soumet les demandes officielles d’amendement au contrat, si nécessaire.
Des liens structurels peuvent être établis dans le seul but de mettre en œuvre le projet.
Un demandeur unique ou un bénéficiaire unique est une entité juridique formée par plusieurs entités qui répondent collectivement aux critères d'éligibilité.
Les lignes directrices destinées aux demandeurs donnent généralement comme exemple « une association formée par ses membres ».
Les entités qui composent un demandeur unique sont généralement traitées comme des entités affiliées pour les besoins de la conception du projet et du budget.
Les lignes directrices de l'UE fournissent des détails au sujet des entités affiliées.
Il s'agit d'organisations ayant un « lien structurel » avec le demandeur principal ou un codemandeur, même s'il est stipulé que ce lien ne doit pas être limité à l'action ou établi aux fins de l'action.
Il peut s'agir d'entités contrôlées par le demandeur (filiales), d'entités contrôlant le demandeur (maisons mères), d'entités appartenant à une même société ou un même groupe (sociétés sœurs) ou de membres du réseau, de la fédération ou de l'association du demandeur (selon le statut du demandeur).
Les entités affiliées sont autorisées à déclarer les coûts éligibles associés à la mise en œuvre de l'action.
Les personnes clés nommées dans une offre sont couramment appelées « experts clés ».
En règle générale, elles occupent des rôles de gestion et fournissent une assistance technique pour des composantes spécifiques d'un projet.
Les CV des experts clés sont présentés dans le cadre d'une offre et évalués en fonction de critères précis. Dans certains cas, ils peuvent compter pour un pourcentage significatif des points distribués lors de l’évaluation. Il est donc important que les soumissionnaires s'assurent de respecter les exigences des termes de référence en la matière aussi exactement que possible.
Pour les offres de l'UE, les experts cl és doivent travailler exclusivement avec le demandeur, une exigence que tous les donateurs n’imposent pas.
En plus des experts clés, les soumissionnaires sont généralement invités à démontrer qu'ils peuvent déployer un éventail d'autres compétences et d'expertise par le biais d’experts secondaires, des personnes mobilisées sur le projet de manière ponctuelle, pour de courtes périodes.
Bien que le nombre total de jours de travail de ces experts puisse figurer dans les termes de référence, l’offre ne doit pas nécessairement inclure le CV de ces personnes.
Toutefois, il est courant que les candidats fournissent de courtes biographies des experts secondaires dans l'offre technique, afin que les évaluateurs puissent se faire une idée de l'éventail de consultants disponibles sur appel et de l'étendue de leur expérience.
Ce terme s’utilise souvent pour désigner l’autorité contractante, chargée d’apporter le financement et de veiller à la responsabilité comptable tout au long du projet.
Les projets financés par plusieurs donateurs sont susceptibles de dépendre d’un bailleur de fonds principal qui exige le respect d'un ensemble spécifique de règles visant à assurer une bonne gestion et une bonne responsabilité.
Dans le jargon de l'UE, les sous-bénéficiaires sont des tiers qui reçoivent une aide financière par le biais de programmes de subventions en cascade dédiés (voir soutien aux tiers).
Les donateurs américains désignent souvent les organisations autres que le partenaire principal comme des « sous-bénéficiaires » et leurs modèles de budget prévoient la possibilité de présenter des enveloppes budgétaires distinctes pour ces organisations (avec une marge ou des frais généraux de gestion).
Dernière mise à jour 1yr ago