Budgets

Ceci est une sous-section du Lexique développé dans le cadre du Guide GFMD sur la collecte de fonds pour le développement des médias.

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Budget basé sur les honoraires (budgets)

Un budget basé sur les honoraires présente une approche simplifiée, à la fois pour la conception du budget et pour les rapports financiers. Les coûts d'un projet sont structurés en fonction d'un nombre convenu de jours de travail pour lesquels une valeur est fixée.

La valeur (ou le tarif) est généralement déterminée par le soumissionnaire et varie en fonction du niveau d’expertise des collaborateurs.

Le tarif est « chargé », ce qui signifie qu'il doit couvrir le coût réel de l'expert (à savoir ses honoraires) et les frais généraux de gestion.

Pendant la phase de mise en œuvre, les contractants rendent compte des jours travaillés au moyen de feuilles de temps signées qui détaillent le nombre de jours travaillés par chaque expert au cours d'un mois.

Des documents supplémentaires, tels que des justificatifs de voyage et de paiement, peuvent également être exigés.

Budget de réserve (budgets)

Certains donateurs autorisent l’intégration d’un montant fixe destiné aux imprévus dans le budget d'un projet.

Les programmes de l'UE, par exemple, autorisent jusqu'à 5 %.

Lorsque cette option existe, les candidats ne sont généralement pas tenus d'inclure un budget de réserve qui ne peut, en tout état de cause, être utilisé sans l'autorisation du pouvoir adjudicateur.

Les formulaires récents suggèrent que de nombreux programmes de l'UE ont supprimé progressivement les provisions pour imprévus.

Cobénéficiaires (budgets)

Autre terme pour les codemandeurs.

Cofinancement (budgets)

Certains programmes, notamment les contrats de subvention de l'UE, exigent qu'un certain pourcentage du budget provienne d'une autre source.

Les règles relatives à cette source figurent dans les termes de référence, mais, de manière générale, le cofinancement provient d'autres donateurs et/ou des ressources financières propres de l'organisme de mise en œuvre.

Les contributions en nature ne sont généralement pas des formes acceptées de cofinancement, car toutes les dépenses (couvertes ou non par la subvention) doivent respecter les normes comptables fixées par le donateur principal.

En d'autres termes, si un donateur fournit 80 % du financement, l'organisation de mise en œuvre devra démontrer qu'elle a dépensé 100 % des coûts directs afin de recevoir le montant total de la contribution de 80 %.

Le cofinancement divise, car il représente un défi majeur pour les organisations qui ne disposent pas de ressources financières propres ou d'un soutien institutionnel prêt à couvrir le déficit.

Les donateurs font valoir que le cofinancement traduit la confiance dans un projet et l'engagement en faveur d'une responsabilité partagée.

Contributions de tiers (budgets)

Les agences de mise en œuvre peuvent faire appel à des contributions de tiers qui ne possèdent pas de valeur financière, mais renforcent néanmoins les bénéfices perçus de l'intervention.

Contributions en nature (budgets)

Les définitions des « contributions en nature » restent généralement floues.

Cependant, il est habituellement admis qu’elles désignent les services fournis dans le cadre d’un projet pour lesquels il est impossible de déterminer les coûts, et par conséquent d’apporter de pièces comptables justificatives.

Généralement non quantifiables, bien que susceptibles d’apporter une valeur ajoutée à un projet, il est impossible de les considérer, au niveau comptable, comme des coûts éligibles.

Les contributions en nature revêtent une importance particulière dans les programmes qui exigent un pourcentage de cofinancement.

Coûts directs (budgets)

Tous les coûts relatifs aux ressources humaines, aux voyages et séjours, aux équipements, aux fournitures de bureau, aux événements, à la recherche, aux services financiers, etc. spécifiques au projet sont considérés comme des « coûts directs ».

En d'autres termes, il s’agit de tous les frais qui découlent directement des activités et de la mise en œuvre du projet. Dans la plupart des modèles de budget, les coûts directs sont regroupés sous des rubriques génériques (personnel, voyages, équipement, etc.) et comprennent les enveloppes destinées aux contrats de sous-traitance, aux subventions en cascade et aux partenaires.

Des pièces justificatives (fiches de paie, reçus, factures, factures détaillées, relevés de paiements par prélèvement automatique, etc.) sont requises pour tous les coûts directs. En ce qui concerne le personnel salarié, les donateurs peuvent exiger des fiches détaillant les jours travaillés sur le projet.

Coûts éligibles (budgets)

Les termes de référence fournissent souvent des informations explicites sur la nature des coûts éligibles pour le financement du projet.

En général, ceux-ci sont déterminés par les rubriques génériques présentées dans les modèles de budget, mais des indications supplémentaires peuvent être apportées pour écarter tout doute.

Dans la plupart des contrats, les coûts éligibles couvrent tous les déploiements, les frais généraux de production, les coûts de recherche, etc. Toutefois une zone grise entoure souvent les contributions aux salaires du personnel à temps plein (voir « coûts directs » et « marge »).

Parmi les exemples courants de coûts inéligibles figurent les charges du service de la dette, les pertes de change, les crédits à des tiers et les coûts salariaux des fonctionnaires.

Coûts indirects (budgets)

Conscients de l’impossibilité de détailler tous les coûts engagés par une organisation de mise en œuvre, la plupart des donateurs prévoient une enveloppe pour les « coûts indirects ».

En général, les « coûts indirects » couvrent les coûts de fonctionnement fixes, y compris les contributions au loyer, aux communications, aux services juridiques, aux postes de direction, au support informatique, etc.

Cette enveloppe se calcule généralement en pourcentage des coûts directs (les contrats de subvention de l'UE, par exemple, offrent jusqu'à 7 %, tandis que les contrats du gouvernement américain permettent aux candidats d'utiliser un accord négocié de recouvrement des coûts indirects NICRA).

Notez que cela est directement lié aux dépenses du projet et que, pour recevoir la valeur totale des coûts indirects, l'agence de mise en œuvre doit engager la totalité des coûts directs.

Coût unitaire (budgets)

La plupart des budgets se fondent sur des coûts unitaires. Le demandeur détermine l'unité pertinente pour chaque ligne budgétaire (c'est-à-dire le jour, le mois, l'article, etc.) ainsi que la valeur de celle-ci, puis il calcule le nombre d'unités nécessaires.

Les rapports financiers doivent refléter les mêmes coûts unitaires.

Frais accessoires (budgets)

Les règles relatives aux frais accessoires sont généralement détaillées dans les termes de référence et couvrent des domaines tels que les voyages, le coût de l'organisation d'événements, les travaux de recherche, la conception graphique, le développement technique, la traduction et le matériel de promotion.

Il n'est pas possible pour les contractants de facturer des frais de gestion dans les frais accessoires. De plus, les rapports financiers doivent inclure des justificatifs pour les coûts effectivement engagés.

Un avenant au contrat est nécessaire pour transférer des fonds du budget des frais accessoires au budget des honoraires. L’inverse est impossible.

Les contrats de service de l’UE comprennent également un montant fixe pour les frais accessoires, qui concerne tous les coûts non compris dans la partie du budget basée sur les honoraires.

Frais généraux (budgets)

Les frais généraux correspondent généralement aux frais de gestion qui comprennent les coûts fixes encourus par les organisations sur leur siège d’exploitation principal ainsi que les dépenses spécifiques au projet liées au personnel qui occupe des postes de gestion, de logistique ou d'administration.

La couverture des frais généraux par les revenus des projets reste un défi majeur, en particulier pour les organisations qui ne disposent pas d'un financement de base non affecté, de dotations ou de soutien institutionnel.

Dans la plupart des cas, les frais généraux sont couverts en partie par les indemnités pour coûts indirects et en partie par des contributions aux salaires présentées comme des coûts directs engagés par une action.

Montant forfaitaire (budgets)

Lorsqu'il n'est pas possible de calculer les coûts unitaires, certains donateurs (en particulier l'UE) peuvent autoriser la présentation d'un montant forfaitaire, d'un taux fixe ou d'une répartition dans le budget.

Ces coûts dits « simplifiés » sont examinés au cas par cas et font souvent l'objet de négociations après l'attribution d'un contrat.

En général, l’UE n'accepte pas les montants forfaitaires si d’autres possibilités existent et peut demander la ventilation de tels montants en coûts unitaires lors de la mise en œuvre du projet.

Niveau d'investissement (budgets)

Le niveau d'investissement décrit la proportion de temps qu'un membre individuel du personnel est susceptible de consacrer à un projet.

Par exemple, s'il est envisagé qu'un cadre passe un jour par semaine à soutenir les activités proposées, le niveau d'investissement (abrégé LoE en anglais) correspond à 20 %. Ce chiffre entre ensuite dans le calcul de la proportion du salaire d'une personne qui peut raisonnablement être inscrite au budget du projet.

Niveau d'investissement (budgets)

Le niveau d'investissement décrit la proportion de temps qu'un membre individuel du personnel est susceptible de consacrer à un projet.

Par exemple, s'il est envisagé qu'un cadre passe un jour par semaine à soutenir les activités proposées, le niveau d'investissement (abrégé LoE en anglais) correspond à 20 %. Ce chiffre entre ensuite dans le calcul de la proportion du salaire d'une personne qui peut raisonnablement être inscrite au budget du projet.

Partage des coûts (budgets)

Le partage des coûts, principe privilégié par les donateurs américains, présente des similitudes avec le concept de cofinancement de l'UE. Toutefois, le partage des coûts est plus ambitieux que le cofinancement.

Au stade de la proposition, les candidats sont invités à démontrer leur engagement à couvrir un pourcentage des coûts du projet par d'autres sources.

Dans le cas d'un financement américain, il doit s'agir de sources externes au gouvernement fédéral. Les principes énoncés par le Bureau de la gestion publique et du budget des États-Unis sont disponibles ici.

Ces engagements se traduisent généralement par un plan de partage des coûts intégré à la demande. Celui-ci doit fournir des estimations « réalistes, raisonnables et admissibles » des contributions directes apportées par des organisations participantes ou des fonds supplémentaires obtenus auprès d'autres donateurs.

La définition des coûts autorisés est beaucoup plus large pour les financements américains qu'elle ne l'est pour les programmes de l'UE, par exemple. Le partage des coûts peut inclure du travail et de l’aide bénévoles, mais également du temps d’antenne, des espaces publicitaires, des produits ou des services commerciaux offerts.

Une clause relative au partage des coûts figure souvent dans les programmes de subventions en cascade, transférant ainsi une partie de cette responsabilité aux bénéficiaires.

Sous-traitance (budgets)

La proportion des activités chiffrées en mesure d’être sous-traitées a généralement une limite stipulée dans les termes de référence (souvent 5 à 10 %).

L'idée consiste à s'assurer que l'essentiel des activités est réalisé par les agences de mise en œuvre en s'appuyant sur leurs propres ressources et réseaux de confiance.

Lorsque les contractants souhaitent faire appel à des fournisseurs tiers, la disposition est généralement présentée dans la proposition de projet et dans le budget.

Néanmoins, dans les programmes financés par l'UE, les contrats de sous-traitance sont régis par des règles de passation de marchés et les contrats excédant une valeur spécifiée requièrent un appel d'offres.

Les activités qui se prêtent à la sous-traitance comprennent, par exemple, les études quantitatives, la post-production et le développement technique.

Soutien aux tiers (budgets)

Ce type de soutien concerne généralement des fonds que les contractants peuvent mettre à disposition des bénéficiaires locaux dans le cadre d'un programme de subventions en cascade.

La proportion du budget global du projet susceptible d’être répartie par des subventions en cascade est généralement stipulée dans les termes de référence qui définissent également les plafonds de financement et les critères d'éligibilité pour les bénéficiaires.

Les subventions en cascade visent à transférer une partie des charges administratives du donateur à un intermédiaire, ce qui rend possible l'octroi de plusieurs petites subventions.

Les règles relatives à la présentation de rapports sur les dépenses des sous-subventions sont généralement aussi strictes que celles des subventions directe.

Vérification des dépenses (budgets)

En plus du budget des frais accessoires, les contrats de service comprennent une provision pour la vérification des dépenses.

Il s'agit du coût du ou des audits que le consortium de mise en œuvre est contractuellement tenu de réaliser selon un calendrier spécifié.

Le versement de fonds supplémentaires dépend souvent des résultats de l'audit.

Le montant alloué à la vérification des dépenses est indiqué dans les termes de référence et ne peut être modifié.