4. Identification d'opportunités
Quatrième module du Guide GFMD sur la collecte de fonds pour le développement des médias.
Nous vous conseillons de faire figurer l’identification des possibilités de financement dans le cahier des charges d'au moins un membre du personnel. Il s'agit d'une activité essentielle afin de disposer du temps nécessaire pour vous préparer aux prochains appels à propositions, tant au niveau du développement de vos idées que de la négociation de partenariats stratégiques.
Risques liés à un manque de planification et d’anticipation
Répondre aux appel d'offres au dernier moment comporte de nombreux risques :
Ne pas être en mesure d'examiner avec soin ses partenaires potentiels et risquer de se retrouver dans un partenariat avec une organisation qui ne partage pas la même vision et les mêmes pratiques professionnelles.
S’engager à travailler avec des personnes qui ne correspondront peut-être pas à sa culture organisationnelle et nourriront des attentes financières déraisonnables.
Manquer de temps pour envisager correctement sa méthodologie et sa stratégie, et s’engager ainsi sur la voie de possibles incohérences ou dans des activités difficilement réalisables.
Manquer de temps pour élaborer un budget réaliste et s’engager par contrat à mener des activités sans disposer des moyens de les mettre en œuvre.
Se retrouver dans l’impossibilité de déposer son dossier dans le délai imparti, malgré le temps investi et les efforts consacrés par toutes les personnes concernées.
Sources d'information potentielles
Presque tous les donateurs publient les opportunités à venir sur leur site web. Exceptions :
Les donateurs qui travaillent avec un groupe d'organisations bénéficiaires et discutent des opportunités directement avec ces partenaires. Dans ce cas, ils ne procèdent pas à des appel d’offres, mais négocient des procédures.
Les donateurs qui n'acceptent pas de candidatures spontanées et travaillent plutôt sur la base des recommandations de leurs sources sûres.
Les organisations qui invitent les bénéficiaires potentiels à soumettre des demandes à tout moment de l'année publient généralement les formulaires et les directives à suivre sur leur site web, mais il est toujours utile de les contacter avant de déposer un dossier. Certains seront possiblement disposés à donner un premier avis sur la pertinence de votre note conceptuelle avant que vous n'investissiez du temps et des efforts à l'élaboration d'une proposition complète.
Les informations sur les opportunités à venir peuvent également provenir de partenaires potentiels qui cherchent à former des alliances compétitives et/ou ont besoin d'identifier un codemandeur local fiable (une exigence toujours plus fréquente des programmes financés par l'UE ou par les États membres).
Il est très utile de développer ces relations au fil du temps, de nouer des liens avec des acteurs clés et de leur donner vos références en vue de possibles partenariats.
Systèmes de détection des opportunités
Systématisez cette tâche autant que possible afin de vous assurer qu’aucune opportunité pertinente ne vous échappe.
La solution la plus simple consiste à s'abonner au flux de mises à jour de plateformes telles que le système TED de l'UE ou grant.gov du gouvernement des États-Unis.
Certains prestataires commerciaux, tels que Development Aid, proposent des opportunités filtrées moyennant une cotisation annuelle.
Toutefois, aucun système ne fonctionne parfaitement, de sorte qu'une combinaison de plateformes à consulter et de stratégies différentes reste probablement la meilleure solution.
La méthode la plus efficace consiste à combiner les démarches de terrain avec un suivi régulier des sites web qui publient des offres pertinentes.
Le GFMD publie régulièrement des possibilités de financement pour le développement des médias et le soutien au journalisme sur son site web
Pour les opportunités de financement provenant d’organisations nationales, la plupart vous parviendront par le bouche-à-oreille et vos collaborations avec d'autres acteurs du développement.
Pour celles relevant d’organisations internationales, mettez l’accent sur la consultation des portails web et l'encouragement des donateurs à diffuser proactivement leurs offres. Dans les deux cas, la clé du succès repose sur des efforts soutenus et cohérents de collecte de renseignements.
Prise de décision : évaluer la pertinence d’une demande
La tentation est grande de ratisser aussi large que possible et de déposer un dossier pour toute opportunité qui semble plus ou moins appropriée. De plus, la tendance veut que nous nous laissions séduire par les montants proposés sans considérer pleinement les risques associés au cofinancement ou à une expansion excessive. Il est donc utile de prendre en compte les points suivants avant de prendre une décision :
Êtes-vous admissible ?
Vous n’avez rien à gagner à parier là-dessus. Les critères d'éligibilité sont généralement relativement clairs. Si ce n'est pas le cas, n’hésitez pas à demander des précisions.
Les donateurs se prononceront rarement sur un cas individuel, mais ils devraient clarifier leurs critères si vous formulez correctement votre question.
Possédez-vous l'expérience nécessaire ?
Il ne s'agit pas seulement de pouvoir prouver que vous bénéficiez d’une solide expérience dans le secteur ou le pays cible. Il s'agit de démontrer votre capacité à gérer un financement d’un tel montant.
Réfléchissez à deux fois si vous déposez un dossier pour une subvention d'un million d'euros alors que le plus gros budget que vous ayez jamais géré s'élevait à 100 000 euros. Dans un tel cas de figure, envisagez un partenariat avec une organisation qui possède l’expérience requise.
Les chances sont-elles de votre côté ?
Difficile d’en juger. Toutefois, il devrait être possible d’évaluer vos chances de réussite.
Un vaste programme de l'UE, par exemple, peut attirer plus de 100 dossiers au stade de la note conceptuelle, en retenir 15 pour la phase de sélection suivante, puis offrir des subventions à cinq candidats. Ces informations sont souvent publiées et doivent être prises en compte dans les processus de décision.
Prenez aussi en considération la réputation d'un donateur en matière de prise de risque. Certains préfèrent collaborer avec des partenaires déjà établis, tandis que d'autres offriront une chance à de nouveaux candidats qui présentent des idées neuves et convaincantes.
Enfin, dans l'analyse finale, évaluez la quantité de travail nécessaire par rapport aux chances de réussite. Aussi attrayant que soit le financement à la clé, il ne vaut tout simplement pas la peine d'engager les ressources nécessaires si vous n'êtes pas convaincu de posséder les atouts qui vous offrent l'avantage sur d’autres candidats.
Pouvez-vous rendre le projet rentable ?
La réponse à cette question se fonde probablement plus sur l’expérience que sur une formule scientifique, mais voici des éléments à prendre compte :
Est-il possible d’inclure des frais généraux de gestion qui peuvent contribuer à vos coûts de fonctionnement ?
Le projet représente-t-il une extension de vos activités ordinaires ou nécessitera-t-il l'achat de ressources externes importantes et le développement d'un nouvel axe de travail ?
Pouvez-vous absorber la charge de travail requise en parallèle de vos autres activités ?
L’offre implique-t-elle un cofinancement significatif ? Êtes-vous sûr de pouvoir respecter cette exigence ? Notez que, si vous vous trouvez dans l’impossibilité de couvrir le cofinancement, votre projet ne sera pas viable financièrement.
S’agit-il d’un projet bénéfique pour vous sur le plan institutionnel ?
Autres considérations
Le chiffre d’affaires ne doit pas constituer la seule considération.
Les questions de sécurité doivent figurer parmi les priorités : évaluez si les exigences du donateur (y compris celles liées à la visibilité) exposeraient possiblement votre organisation à des risques inacceptables. Si vous pensez que c'est le cas, abordez le sujet avec le donateur dès que possible et fondez votre décision sur sa réponse.
Évaluez également si le projet possède le potentiel d'élever votre profil et de renforcer votre réputation. Par exemple, il est possible qu'un programme ne garantisse pas nécessairement de rentabilité, mais offre l’opportunité d'étendre vos activités dans un nouveau domaine ou une nouvelle région. Parfois, les avantages pour votre organisation l’emportent sur d'autres critères économiques.
Disposez-vous du personnel nécessaire pour mener à bien le projet ?
Trop souvent, les organisations demandent des subventions, les obtiennent, puis se débattent avec les ressources nécessaires.
Voilà pourquoi certains donateurs accordent tant d'importance aux CV et aux plans d’attribution des ressources.
Trouver les personnes idéales au moment adéquat s’avère parfois compliqué puisque les bons gestionnaires et consultants reçoivent de nombreuses sollicitations et n’ont pas forcément l’envie ou la possibilité de tout laisser tomber pour travailler sur votre projet.
Cela souligne l’importance de conclure des accords préliminaires avec des personnes qualifiées avant de présenter des demandes. Assurez-vous également que tous les partenaires opérationnels font de même.
Demande de clarifications
Il s'agit d'un élément important dans les procédures de demande, qui peut s’avérer décisif pour poursuivre ou non le processus.
La plupart des donateurs offrent aux candidats la possibilité de poser des questions relatives aux lignes directrices ou aux termes de référence durant un certain temps (parfois tout au long du processus).
Les réponses sont généralement envoyées aux candidats ou publiées en ligne, mais elles laissent souvent à désirer.
Certains donateurs se contentent de souligner la section pertinente des directives ou termes de référence ; d'autres donnent des réponses plus obscures que les formulations initiales.
Veillez à respecter quelques consignes lors de toute demande de clarifications afin d’obtenir des réponses satisfaisantes.
Notamment :
Ne fournissez pas d'informations sur votre organisation ou votre proposition et ne demandez pas au donateur de se prononcer sur des questions de pertinence ou d’éligibilité. Il vous répondra assurément qu’il ne fournit aucun commentaire relatif à des cas individuels.
Restez générique, par exemple : « Est-ce qu’une filiale peut déposer sa candidature pour cet appel à propositions, même si la société mère n'est pas enregistrée dans un pays éligible ? »
Évitez les questions ouvertes du type : « Pouvez -vous clarifier ce que signifie la section XX du cahier des charges » ?
Les donateurs dont les formulations initiales restent floues ne seront probablement pas en mesure de fournir une clarification claire (notamment parce que la personne chargée de répondre ne sera possiblement pas celle qui a rédigé les termes de référence).
N'envoyez pas de questions courtes qui exigent une réponse spécifique, même si c’est juste un oui ou un non.
Une question précise aura toutes les chances de donner lieu à une réponse précise.
Par exemple : « Les candidats suisses sont-ils éligibles ? » plutôt que « Quels sont les pays éligibles en dehors de l'UE et de l'UEE ? »
Répétez la question si vous n'obtenez pas de réponse satisfaisante (et si vous avez la possibilité de soumettre plusieurs demandes de clarification).
Rappelez-vous : vous n'avez rien à perdre à poser une question, que vous obteniez ou non la réponse souhaitée. Les donateurs ne vous évalueront pas en fonction de votre envie de compréhension détaillée !
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